OPGELET: Vanaf 1 juli 2023 zal stad Dendermonde overgaan naar een nieuwe aanpak voor de uitlening van feestmateriaal.
Wil je feestmateriaal aanvragen voor een evenement dat start tussen 1/1/2023 en 1/7/2023, dan kan dat nog volgens de huidige werkwijze.
Het college van burgemeester en schepenen besliste op 13 maart 2023 om een raamcontract aan te gaan voor het feestmateriaal dat stad Dendermonde niet meer zal verhuren vanaf 1 juli 2023. Hiervoor zal Rent2party de partner worden. Het materiaal dat de stad wel nog uitleent, zal vernieuwd en gratis worden aangeboden.
Voor wie?
Enkel verenigingen en stadsdiensten zullen kunnen gebruik maken van gratis materiaal of het raamcontract. Onder verenigingen verstaan we:
- door de stad erkende verenigingen
- verenigingen die aangesloten zijn bij een adviesraad
- feestcomiteiten
- carnavalverenigingen
- bloemencorso
- convenanten met de stad
- buurtfeesten
- organisaties onder auspiciën.
Hoe aanvragen?
Voor het feestmateriaal van de stad
- Via e-mail
- Download het aanvraagformulier en sla het op jouw pc op (zie Downloads).
- Mail het ingevulde formulier naar feestmateriaal@dendermonde.be
- Via post
- Download het aanvraagformulier (zie Downloads).
- Stuur het ingevulde formulier op met de post naar 'Lokaal bestuur Dendermonde, dienst economie, Franz Courtensstraat 11, 9200 Dendermonde'.
Voor het feestmateriaal in raamcontract
Klik op de volgende link:
Webshop Rent2party
Schrijf als opmerking bij de bestellingen: DMD, Naam vereniging, Naam evenement
Het bedrijf verrekent de korting bij bevestiging van de bestelling.
Prijs?
Hieronder vind je een overzicht van het feestmateriaal dat stad Dendermonde vanaf 1 juli 2023 gratis zal uitlenen:
| Materiaal |
| dranghekken |
| werfhekken |
| bloembakken |
| vlaggen |
| vlaggenmasten |
| elektriciteitskasten en toebehoren |
| multifunctionele panelen |
Voor het raamcontract kan je volgend materiaal huren:
| Materiaal | Prijs |
| plooistoelen | € 0,60/stuk |
| barstoelen | € 4,25/stuk |
| feestelijke stoelen | € 2,55/stuk |
| kleine tafels | € 3,40/stuk |
| grote tafels | € 4,25/stuk |
| hoge partytafels | € 6,00/stuk |
| partytent (4x4m) | € 72,00/stuk |
| grote tent (8x4) | € 144,00/stuk |
| podiumpanelen | € 17,00/stuk |
| podiumtrap | € 21,25/stuk |
| dranghek | € 5,00/stuk |
| werfhek | € 5,00/stuk |
De prijzen worden per evenement berekend (ongeveer 3 à 4 dagen).
Voor het raamcontract is levering vanaf 350 euro (excl. BTW) gratis, onder dit bedrag wordt het gewicht van vervoer in acht genomen (50 euro of 100 euro excl. BTW). Zelf ophalen en terugbrengen van het feestmateriaal is gratis en kan in een filiaal in Hamme.
Aanvragen kunnen tot 5 werkdagen vooraf gedaan worden, wijzigingen tot 2 werkdagen vooraf. Annuleren van een bestelling kan tot 3 werkdagen vooraf, nadien zal een annuleringskost worden aangerekend die bepaald wordt door het huurbedrag.
Leveringen en/of ophalingen kunnen elke dag, dit is in onderling overleg met de firma.
Afhandeling?
Nadat we aanvraag voor stadseigen materiaal ontvangen hebben, krijg je een mailtje ter ontvangst.
We verwerken de aanvraag en bekijken of we je het gewenste materiaal kunnen leveren in de gevraagde periode. Pas na bevestiging van dienst evenementen ligt jouw reservatie definitief vast.
De technische uitvoeringsdienst zal het materiaal komen leveren, hiervoor neemt de dienst contact op indien er nog dingen onduidelijk zijn.
Annulatievoorwaarden
Een annulatie van feestmaterieel dient schriftelijk en ten laatste 1 week vóór de activiteit te gebeuren. Indien deze termijn niet wordt gerespecteerd zullen 20 euro annulatiekosten worden gefactureerd.
Vraag en antwoord
- Wat houdt de nieuwe werking vanaf juli 2023 in?
- Wat is een raamcontract?
- Kan ik gebruik maken van de raamcontracten?
- Kan ik het feestmateriaal van stad Dendermonde gratis ontlenen?
- Waarvoor kan ik terecht bij dienst economie omtrent het feestmateriaal vanaf 2023?
- Zal de stad blijven instaan voor het transport van het materiaal dat onder een raamcontract gehuurd wordt?
- Kan ik in 2023 materiaal van de stad laten leveren en ophalen?
- Waarom wordt het feestmateriaal van stad Dendermonde door verschillende diensten geleverd?
- Komt er een online platform waar wij op een makkelijkere en snellere manier ons materiaal kunnen aanvragen?
- Wat gebeurt er met afval en afvalcontainers?
- Kan er sneller een bevestiging komen van het gevraagde materiaal?
Wat houdt de nieuwe werking in juli 2023 in?
Het huidige aanbod van stad Dendermonde wordt beperkt en zal vanaf 1 juli 2023 gratis ontleend kunnen worden. Voor het materiaal dat niet meer binnen ons eigen aanbod valt, wordt er samengewerkt met Rent2party, die een raamcontract heeft met de stad.
Als particulier kan je vanaf 1 juli 2023 geen materiaal meer lenen bij de stad en kan je ook geen gebruik maken van de raamcontracten.
Wat is een raamcontract?
Een overeenkomst tussen 1 of meer aanbestedende overheden of overheidsbedrijven en een of meer aannemers, leveranciers of dienstverleners met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijzen en eventueel de beoogde hoeveelheden.
Kan ik gebruik maken van de raamcontracten?
Enkel verenigingen en stadsdiensten zullen kunnen gebruik maken van gratis materiaal of het raamcontract. Onder verenigingen verstaan we:
- door de stad erkende verenigingen
- verenigingen die aangesloten zijn bij een adviesraad
- feestcomiteiten
- carnavalverenigingen
- bloemencorso
- convenanten met de stad
- buurtfeesten
- organisaties onder auspiciën.
Kan ik het feestmateriaal van stad Dendermonde gratis ontlenen?
Verenigingen, comités en stadsdiensten kunnen het materiaal van de stad gratis ontlenen. Als particulier kan je geen gebruik maken van deze dienst en moet je bij een externe firma huren.
Waarvoor kan ik terecht bij dienst economie omtrent het feestmateriaal vanaf 1 juli 2023?
Dienst economie staat in voor de opvolging en verwerking van aanvragen voor het eigen aanbod van feestmateriaal dat gratis ontleend kan worden bij de stad. Verder zullen zij de organisatoren bijstaan met de nodige informatie.
Via de link kan er rechtstreeks naar de webshop worden gegaan van de houder van het raamcontract, Rent2party.
Kan ik in 2023 het materiaal laten leveren en ophalen?
De technische uitvoeringsdienst van stad Dendermonde zal enkel instaan voor het vervoeren en ophalen van alle materialen dat binnen het beperkte, gratis aanbod valt van de stad. Dit transport wordt vanaf 1 juli 2023 gratis.
Waarom wordt het feestmateriaal van de stad door verschillende diensten geleverd?
De technische uitvoeringsdienst ondersteunt evenementen vanuit verschillende specialisaties (reiniging, chauffeurstaken, signalisatie, technische installaties …).
Het ondersteunen van evenementen is 1 van de vele taken die de medewerkers van de technische uitvoeringsdienst uitvoeren als ondersteunende dienst van de stad.
Met de beschikbare middelen is het momenteel niet mogelijk om een 'evenementen'team samen te stellen die al deze specialisaties kan opnemen naast de andere taken die vanuit de technische uitvoeringsdienst worden ondersteund. Planmatig worden de evenemententaken waar het kan gebundeld, maar dit lukt zeker niet altijd.
Komt er een online platform waar wij op een makkelijkere en snellere manier ons materiaal kunnen aanvragen?
Voorlopig is dit nog niet mogelijk. Het is de bedoeling dat het op termijn mogelijk is om een aanvraag online in te vullen.
Wat gebeurt er met afval en afvalcontainers?
Als organisator dien ook jij je steentje bij te dragen om onze afvalberg te verkleinen. Daarvoor zetten we in op het voorkomen van afval, sorteren en recycleren. Sorteren doe je op een evenement dus net als thuis. Dat houdt in dat pmd, restafval, groente-, fruit- en tuinafval, papier en karton en alle andere recycleerbare fracties minstens gescheiden ingezameld moeten worden.
Stad Dendermonde ontleent geen afvalcontainers meer aan derden.
Organisatoren kunnen beroep doen op de afvaleilanden van Verko. Ontlening is gratis, mits je correct sorteert en voldoet aan de voorwaarden die Verko oplegt. Meer info vind je hier: https://www.dds-verko.be/verko/.
Breng vooraf je afvalstromen in kaart, zo kan je de juiste afvalbakken voor je evenement tijdig bestellen.
Komt jouw evenement niet in aanmerking voor de gratis afvaleilanden? Dan kan je beroep doen op een private inzamelaar of voor kleine feesten je eigen huis-aan-huis inzameling correct gebruiken.
Sinds 1 januari 2020 zijn voor evenementen eenmalige drankverpakkingen (flesje, blikje of wegwerpbeker) ook verboden, tenzij je kan aantonen dat je de drankverpakkingen voor >95% gesorteerd inzamelt. Je gebruikt dus best herbruikbaar cateringmateriaal. Mocht dat niet aanwezig zijn, dan ken je herbruikbare bekers ontlenen bij Verko. Meer informatie vind je hier: https://www.dds-verko.be/verko/afvalpreventie/afval-op-events/herbruikbare-bekers.
Nog meer concrete tips om aan de slag te gaan en je evenement te verduurzamen vind je bij de groene vent op www.groeneventscan.be.
Kan er sneller een bevestiging komen van het gevraagde materiaal?
Dienst economie verwerkt en bevestigt alle aanvragen zo snel als mogelijk. Op deze manier willen we een goede dienstverlening garanderen en de aanvrager de kans geven elders te huren indien het gevraagde materiaal niet beschikbaar is.
