naar top
Gemeente Dendermonde

Feestmateriaal ontlenen: nieuwe werkwijze vanaf 1 mei 2023

OPGELET: Vanaf 1 mei 2023 zal het lokaal bestuur overgaan naar een nieuwe aanpak voor de uitlening van feestmateriaal. 
Wil je feestmateriaal aanvragen voor een evenement dat start tussen 1/1/2023 en 1/5/2023, dan kan dat nog volgens de huidige werkwijze.

De stad leent feestmateriaal uit aan organisatoren van evenementen. Doorheen 2022 kunnen organisatoren van evenementen het gebruikelijke feestmateriaal zoals tafels, stoelen, nadars … nog steeds ontlenen bij het lokaal bestuur.

Voorbereiding nieuwe werkwijze

Het huidige feestmateriaal is echter aan vervanging toe. Omdat we een goede dienstverlening hoog in het vaandel dragen en dit ook willen blijven garanderen, verbeteren wij de werking rond feestmateriaal.

In de loop van 2022 wordt die nieuwe aanpak voorbereid en vanaf 1 mei 2023 zal deze vernieuwde werking van start gaan.

Ter voorbereiding hebben wij tijdens het voorjaar 2022 verenigingen, stadsdiensten, scholen ... bevraagd over hun noden en wensen. Deze resultaten worden geanalyseerd en dienen ter ondersteuning doorheen het proces. Verder hebben wij ook twee infosessies gehouden op 22 en 25 februari 2022 om de organisatoren te informeren.

De infosessie en de bijhorende PowerPointpresentatie kan je onderaan terugvinden bij Downloads.

Nieuw vanaf 2023

Voor de nieuwe werking besliste het lokaal bestuur reeds om het aanbod van feestmateriaal te beperken. Het materiaal van dit kleinere aanbod wordt nieuw aangekocht, en vanaf 1 mei 2023 gratis uitgeleend en vervoerd.
Het gaat om volgende materialen: nadarhekken, werfhekken (Heras), bloembakken, vlaggen, vlaggenmasten en elektriciteitskasten en -kabels en multifunctionele panelen.

Dit wil ook zeggen dat een reeks materialen niet meer verhuurd zal worden door het lokaal bestuur. Het gaat onder andere om volgende materialen: tafels (planken en schragen), stoelen, afvalcontainers, podiumpanelen.

Voor het materiaal dat niet meer binnen ons eigen aanbod valt, willen we via raamcontracten onder andere vaste prijzen afspreken waarvan je als aanvrager gebruik kan maken. Met deze aanpak willen we als lokaal bestuur private ondernemingen de kans geven om dit aanbod verder te ontwikkelen. Voor afvalcontainers werken we vooral samen met Verko.

We blijven ons engageren om gebruikers te ondersteunen met deskundig advies, zowel bij het lenen van het gratis feestmateriaal als bij het huren via de raamcontracten.

Particulieren kunnen vanaf 1 mei 2023 geen materiaal meer lenen bij de stad en zullen ook geen gebruik kunnen maken van de raamcontracten.

In het najaar zullen wij de nieuwe werking concreet voorstellen en zullen ook de mogelijke raamcontracten voorgesteld worden.

Vraag en antwoord

Uit de infosessies en de bevraging zijn heel wat vragen gekomen. We hebben deze vragen hieronder gebundeld tot een lijst met vraag en antwoord. 

 

Kan ik tijdens 2022 nog materiaal lenen?

Doorheen 2022 kunnen organisatoren van evenementen nog steeds het gebruikelijke feestmateriaal zoals tafels, stoelen, nadars … ontlenen bij het lokaal bestuur.

 

Wat houdt de nieuwe werking in 2023 in?

Het huidige aanbod van het lokaal bestuur wordt beperkt en zal vanaf 1 mei 2023 gratis ontleend kunnen worden.

Voor het materiaal dat niet meer binnen ons eigen aanbod valt, willen we via raamcontracten onder andere vaste prijzen afspreken waarvan je als aanvrager gebruik kan maken.

Als particulier kan je vanaf 1 mei 2023 geen materiaal meer lenen bij de stad en kan je ook geen gebruik maken van de raamcontracten.

 

Wat is een raamcontract?

Een overeenkomst tussen een of meer aanbestedende overheden of overheidsbedrijven en een of meer aannemers, leveranciers of dienstverleners met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijzen en eventueel de beoogde hoeveelheden.

 

Kan ik gebruik maken van de raamcontracten?

Verenigingen, comités en stadsdiensten kunnen gebruik maken van de raamcontracten.
Als particulier kan je geen gebruik maken van de raamcontracten.

 

Kan ik het feestmateriaal gratis ontlenen bij het lokaal bestuur?

Verenigingen, comités en stadsdiensten kunnen gratis materiaal ontlenen bij het lokaal bestuur.
Als particulier kan je geen gebruik maken van deze dienst en moet je bij een externe firma huren.

 

Waarvoor kan ik terecht bij dienst evenementen omtrent het feestmateriaal vanaf 1 mei 2023?

Dienst evenementen staat in voor de opvolging en verwerking van aanvragen voor het eigen aanbod van feestmateriaal dat gratis ontleend kan worden bij het lokaal bestuur. Verder zullen zij de organisatoren bijstaan met de nodige informatie.

Via de website van het lokaal bestuur kan je de aanbieders onder raamcontracten terugvinden, die het vooraf bepaalde feestmateriaal verhuren.

 

Zal het lokaal bestuur blijven instaan voor het transport van het materiaal dat onder een raamcontract gehuurd wordt?

Neen. Onze technische uitvoeringsdienst zal enkel instaan voor het leveren en ophalen van het eigen aanbod. Dit vervoer wordt vanaf 1 mei 2023 gratis.

 

Kan ik in 2023 het materiaal van het lokaal bestuur laten leveren en ophalen?

De technische uitvoeringsdienst van het lokaal bestuur zal blijven instaan voor het vervoeren en ophalen van alle materialen dat binnen het beperkte, gratis aanbod valt van het lokaal bestuur. Dit transport wordt vanaf 1 mei 2023 gratis.

 

Waarom wordt het feestmateriaal van het lokaal bestuur door verschillende diensten geleverd?

De technische uitvoeringsdienst ondersteunt evenementen vanuit verschillende specialisaties (reiniging, chauffeurstaken, signalisatie, technische installaties,…).
Het ondersteunen van evenementen is één van de vele taken die de medewerkers van de technische uitvoeringsdienst uitvoeren als ondersteunende dienst van het lokaal bestuur.

Met de beschikbare middelen is het momenteel niet mogelijk om een “evenementen”team samen te stellen die al deze specialisaties kan opnemen naast de andere taken die vanuit de technische uitvoeringsdienst worden ondersteund. Planmatig worden de evenemententaken waar het kan gebundeld, maar dit lukt zeker niet altijd.

 

Komt er een online platform waar wij op een makkelijkere en snellere manier ons materiaal kunnen aanvragen?

Voorlopig is dit nog niet mogelijk. Het is de bedoeling dat het op termijn mogelijk is om een aanvraag online in te vullen.

 

Wat gebeurt er met afval en afvalcontainers?

Als organisator dien ook jij je steentje bij te dragen om onze afvalberg te verkleinen. Daarvoor zetten we in op het voorkomen van afval, sorteren en recycleren. Sorteren doe je op een evenement dus net als thuis. Dat houdt in dat pmd, restafval, groente-, fruit- en tuinafval, papier en karton en alle andere recycleerbare fracties minstens gescheiden ingezameld moeten worden.

Het lokaal bestuur ontleent geen afvalcontainers meer aan derden.

Organisatoren kunnen beroep doen op de afvaleilanden van Verko. Ontlening is gratis, mits je correct sorteert en voldoet aan de voorwaarden die Verko oplegt. Meer info vind je hier: https://www.dds-verko.be/verko/

Breng vooraf je afvalstromen in kaart, zo kan je de juiste afvalbakken voor je evenement tijdig bestellen.
Komt jouw evenement niet in aanmerking voor de gratis afvaleilanden? Dan kan je beroep doen op een private inzamelaar of voor kleine feesten je eigen huis-aan-huis inzameling correct gebruiken.

Sinds 1 januari 2020 zijn voor evenementen eenmalige drankverpakkingen (flesje, blikje of wegwerpbeker) ook verboden, tenzij je kan aantonen dat je de drankverpakkingen voor >95 % gesorteerd inzamelt. Je gebruikt dus best herbruikbaar cateringmateriaal. Mocht dat niet aanwezig zijn, dan ken je herbruikbare bekers ontlenen bij Verko. Meer informatie vind je hier: https://www.dds-verko.be/verko/afvalpreventie/afval-op-events/herbruikbare-bekers.

Nog meer concrete tips om aan de slag te gaan en je evenement te verduurzamen vind je bij de groene vent op www.groeneventscan.be.

 

Kan er sneller een bevestiging komen van het gevraagde materiaal?

Dienst evenementen verwerkt en bevestigt alle aanvragen zo snel als mogelijk. Op deze manier willen we een goede dienstverlening garanderen en de aanvrager de kans geven elders te huren indien het gevraagde materiaal niet beschikbaar is.

 

Op welke manier kiezen jullie de materialen die onder een raamcontract
komen en welke niet?

De resultaten van de bevraging worden geanalyseerd en dienen ter ondersteuning voor de raamcontracten. Op deze manier krijgen we een duidelijk overzicht van de materialen waar het meeste vraag naar is en wat het vaakst gebruikt wordt op een evenement.

Contact

Dienst evenementen en inname openbaar domein